Teknolojinin İnsan Kaynaklarına Dokunuşu
Teknolojinin ve internetin hayatımıza girmesiyle birlikte, iletişim kurma ve bilgi edinme şeklimiz, alışveriş alışkanlıklarımız ve daha birçok şey değişim gösterdi. Hatta fotoğraflarımızı sakladığımız yer bile artık fotoğraf albümleri değil instagram..
Teknolojinin sürekli gelişim göstermesi ve devamlı gündemimizde yer alması hayatımızın her alanında değişimi zorunlu hale getirdi. Teknolojinin kullanımının her geçen gün artmasıyla birlikte iş yaşantımızda da sürekli bir döngü içerisindeyiz. Bu değişimin sonucu olarak insan kaynakları alanında birçok fonksiyonu internet üzerinden yapıyoruz.
Bu teknoloji değişimlerinin çalışma koşullarımıza ve iş yapma biçimlerimize etkisini genel olarak şu şekilde özetleyebiliriz:
- Özlük evraklarını resmi olarak saklamamız zorunlu olsa da özlük sürecinin takibi için teknoloji kullanıldığında insan kaynakları profesyonellerinin işlerini daha hızlı ve etkin bir şekilde yürütmesine yardımcı olur.
- Personel ihtiyacımızı internet üzerinden adaylara duyuruyoruz. Bu durum daha çok adaya ulaşmamızı sağlar. Aynı zamanda daha geniş bir başvuru havuzu oluşturabilmemize olanak verir. Ancak internet üzerinden başvuru yapmak maliyetsiz ve kolay olduğu için pozisyona uygun olmayan başvurulara da rastlanır. Bunun için etkin bir eleme yönteminin uygulanması gerekir ki bu bazen çok zor olabilir.
- Bir adayı mülakata davet edeceğimiz zaman internet üzerinden iletişime geçiyoruz. Bunun sonucunda aynı anda birçok adayla görüşebiliyoruz. Hatta mülakatları ve değerlendirmeleri bile artık online olarak yapabiliyoruz. Aslında bu durum hem adaya hem de işletmeye çeşitli avantajlar sağlar. Örneğin; görüşmeyi yapan kişi için işe alım süreci hızlanır ve daha çok kişi değerlendirmeye alınabilir.
- Online işe alım platformları çeşitli formların yarattığı sıkıntıları ortadan kaldırıyor. İşe alımı yapan tarafta etkinliği azaltan faktör,bir çok yerden gelen başvurulara ek olarak bir de referansla gelenlerin değerlendirilmesidir. Bu tarz platformlarda standart bir değerlendirme formu var. Değerlendirilen yetkinliklere 1’den 5’e kadar numara veriliyor. Daha sonra bunları tek bir noktaya toplayıp iki adayı daha etkin karşılaştırma imkanı veriyor. Yani başvuran kişinin değerlendirilmesi online yapılıyor. Seçilen adaya özgü scorecard oluşturulup yetkinliklere not verebiliyoruz.
- İnsan kaynakları birimi tarafından görüşülen adaylarla ilgili raporların internet ortamına kaydedilmesi yöneticilerin bu verilere daha kolay ulaşmasını sağlayarak daha hızlı ve doğru karar alma süreci yaşanır.
- Her şey istediğimiz yetkinlikte çalışanı işe almakla bitmiyor tabi ki.. İşe yeni alınan çalışanın işletmeye, birimine ve süreçlere adaptasyonunu sağlayacak, uzun vadede işletmede kalma kararını etkileyecek, işletmeye olan bağlılığını ve performansını arttıracak onboarding progragramları uygulayarak süreci ilerletmeliyiz. Artık onboarding sürecinde de teknolojiden faydalanabiliyoruz.
- Çalışanlara yapılan psikoteknik testler ve çalışan memnuniyet anketleri, performans değerlendirme formları gibi birçok değerlendirme aracı bireylere daha kolay ulaştırılır.
- İnsan kaynaklarının önemli bir uygulama alanı olan performans değerlendirme, organizasyonel etkinliğin sağlanıp sağlanılmadığının kontrolü için önemli bir süreçtir. Performans ölçümünün internet üzerinden yapılması daha çok kişiye ulaşmamıza yardımcı olarak bize çok yönlü değerlendirme olanağı sunar.
- Performans değerlendirme sonuçlarına göre yapılacak terfiler çalışanlara hızlı bir şekilde duyurulur.
- İş değerlendirme süreci hız kazanır. Ancak çalışanla yüz yüze gelmeden yapılan iş değerlendirme süreci çalışanların sisteme olan güvenlerini azaltır. Bu sürecin her iki tarafa da açık yürütülmesi esastır. Geri bildirimlerin yüz yüze yapılması bu sürecin daha etkin yürütülmesini sağlar.
- İşletmelerin personele vermesi gereken eğitimler online olarak verilebilir. Aynı zamanda çalışanlar eğitim almak istedikleri zamanı kendi iş planına göre belirleyebilir. Çalışan talepleri doğrultusunda kişiye özgü eğitimler de verilebilir.
Bu maddeleri daha da çeşitlendirebiliriz. Yukarıda önemli gördüğüm yerlerde belirttiğim gibi birçok işlemin online olarak yapılabilmesi sadece insan kaynakları birimine değil, işletmede var olan diğer birimlere de zaman ve hız kazandırır. Tabi ki işletmelerin elektronik insan kaynakları yönetimini kullanma düzeyi işletmelerin içinde bulunduğu sektör ve yaptıkları işe göre farklılık gösterir. Aslında düşündüğümüzde birim içinde bile farklılaşabiliyor. Örneğin, insan kaynakları biriminde, işe alım süreçleri ve çalışan memnuniyet anketleri için çok etkin kullanırken, kariyer yönetimi için hiç kullanmayabiliyoruz. Eğer bütün uygulamalarımız için kullanmak istiyorsak işletmemizin yönetim ve iş yapısına uygun bir sistemin kurulması daha sağlıklı sonuç verecektir.
Teknolojiyle insan kaynakları bu kadar iç içe geçmişken, kullanılabilecek olan birçok farklı program ve platform varken insan kaynaklarını teknolojik gelişmelerin dışında bırakarak verimini düşürmek yerine, onları da bu sürecin içine çekip, destekleyerek işletme olarak birlikte daha güzel işlere imza atabiliriz.
Gizem VARLI